Par un ap Microsoft Dynamics risinājumiem un ne tikai

Kā samazināt IT investīcijas un vienmēr strādāt ar aktuālāko Dynamics NAV versiju

Licences jauninājumi Dynamics NAV. Titulbilde.

Mūsdienu uzņēmumu vadītājiem ir arvien grūtāk izsekot līdzi izmantojamo biznesa vadības sistēmu (ERP) jauninājumiem un tempiem, kādos tie mainās. Vadītāji bieži ir neizpratnē – vai izdevīgāk ir turpināt strādāt ar iegādāto ERP versiju līdz brīdim, kamēr piegādātājs pārtrauc konkrētās versijas atbalstu, vai tomēr ļauties aktuālajiem sistēmas uzlabojumiem? Šī neziņa ir saprotama, jo tehnoloģijas attīstās strauji. Tomēr kā uzņēmumiem rīkoties šādā situācijā?

Šajā bloga rakstā piedāvāju apskatīt vairākus scenārijus, kurus uzņēmums var piedzīvot, lietojot Microsoft Dynamics NAV sistēmu, kuras jaunās versijas iznāk aptuveni reizi gadā:

Microsoft Dynamics NAV dzīves cikls

Tāpat izskatīsim arī iespējamās stratēģijas un finanšu aprēķinus, lai varat izvēlēties savam uzņēmumam atbilstošāko un efektīvāko attīstības ceļu.

Jāsāk ar to, ka Microsoft, izstrādājot savu licencēšanas politiku, parūpējas, lai klientiem būtu iespēja attīstīties nepārtraukti, sadalot investīcijas nelielos maksājumos. To var panākt, nomājot Microsoft biznesa risinājumus (piemēram, Office 365, Dynamics NAV 2017 vai Dynamics 365). Noma paredz ne tikai darbu ar aktuālāko programmas versiju, bet gan daudz būtiskāku faktoru – investīciju samazināšanu un to sadalīšanu ilgākā laika posmā, maksājot ik mēnesi tikai par vajadzīgo lietotāju skaitu.

Taču ko darīt, ja jūsu uzņēmums pirms vairākiem gadiem ir iegādājies kādu no Microsoft Dynamics produktiem, kas pa vairākiem gadiem apaudzis ar pielāgojumiem, datu apjoms ir liels, vecās tehnoloģijas ierobežo attīstību un tas viss atspoguļojas uz sistēmas ātrdarbību? Šādā gadījumā nāk palīgā ikgadējie licences jauninājumi.

Ikgadējie licences jauninājumi

Microsoft Dynamics NAV licences jauninājumi (Enhancement plan vai BREP) ir ikgadējs Dynamics produktu attīstības maksājums, kas tiek rēķināts kā 16% no licences vērtības.

Ieguvumi, ko sniedz licences jauninājumi, ir:

  • iespēja jebkurā brīdī paplašināt licenci ar papildu lietotājiem;
  • iespēja uzstādīt un lietot papildu funkcionālos moduļus (piemēram, interneta veikals, algu modulis, integrācija ar bankām, kases aparātiem u.c.);
  • iespēja iegādāties objektus (tabulas, atskaites), kuri nepieciešami lielām izstrādēm;
  • iespēja izmantot Microsoft tiešsaistes klientu vidi ar pieeju savas licences informācijai un e-apmācību kursiem par jūsu Dynamics produkta standarta funkcionalitāti;
  • iespēja pārreģistrēt licenci uz saistīto uzņēmumu;
  • un galvenais ieguvums – iespēja saņemt jaunas Dynamics NAV versijas licenci bez papildu maksas, jo maksājumu jūs jau esat veikuši, pa nelielām daļām katru gadu.

Pārtraucot maksāt licences jauninājumus, jūs iesaldējat licenci esošā stāvoklī, zaudējot iespēju veikt ar licenci jebkāda veida darbības, kas attiecīgi nozīmē, ka iesaldējat arī līdz šim veiktās investīcijas.

Uzņēmumi, kuri pārtrauc licences jauninājumus, saprot, ka tie tomēr ir nepieciešami, tikai tad, kad jau ir pienākusi kritiska situācija. Piemēram – neplānoti būtiski palielinājies lietotāju skaits; ir vajadzīga liela, jauna izstrāde, un nav pieejami nepieciešamā skaitā Dynamics NAV datubāzes objekti, vai arī ir nepieciešamība pāriet uz jauno versiju.

Izskatīsim dažus tipiskos Dynamics NAV scenārijus, starp kuriem, iespējams, atpazīsiet arī sava uzņēmuma situāciju.

Scenārijs #1: jums ir aktuālās licences jauninājumi un Dynamics NAV 2015 vai jaunāka versija

Jums ir ļoti paveicies! Jūs varat saņemt visus aktuālākos labojumus un papildinājumus no Microsoft, kas pienākas jums bez maksas, pateicoties aktīvajiem licences jauninājumiem.

Uzsākot Microsoft labojumu un papildinājumu uzlikšanu jūsu sistēmai pēc iespējas ātrāk, šis process būs vienkāršāks. Apmaksājot tikai speciālista darbu par labojumu un papildinājumu uzstādīšanu, jūsu sistēma vienmēr būs ‘up to date’, kā arī pāreja uz jauno versiju būs vienkāršāka un prasīs daudz mazāk investīciju, nekā tas būtu, strādājot ar sistēmu, kuras attīstība bija iesaldēta palaišanas brīdī.

Scenārijs #2: jums ir aktuālās licences jauninājumi un Dynamics NAV 2013 vai vecāka versija

Regulāri maksājot licences jauninājumus, jums ir pieejama jaunākās versijas licence. Tas nozīmē, ka jums nav atsevišķi jāiegādājas jaunās versijas licence, kas orientējoši uz 20 lietotājiem ar Latvijas lokalizāciju un Algu uzskaites funkcionalitāti var izmaksāt 56 000 EUR.

Jo vecāka ir esošā Dynamics NAV versija, jo sarežģītāks var būt process pāriešanai uz jauno versiju. Šajā gadījumā pareizi būtu jau laicīgi plānot pāreju uz jauno Dynamics NAV versiju, konsultējoties ar speciālistiem par Microsoft atbalsta iespējām jūsu esošai versijai, kā arī savienojamību ar Windows, Office un citām datorprogrammām.

Scenārijs #3: jūs kādu laiku atpakaļ pārtraucāt licences jauninājumus

Šis ir gadījums, kad uzņēmums nevis ieekonomē līdzekļus, nemaksājot vairākus gadus licences jauninājumus, bet tikai atliek investīcijas brīdi, neizmantojot iespēju sadalīt šīs investīcijas vairākos maksājumos. No pieredzes jāsaka, ka šī situācija ir visnotaļ sāpīga un tieši šīs situācijas dēļ kāvējas ERP sistēmas attīstība atbilstoši esošajai uzņēmuma situācijai.

Ko darīt, ja Dynamics NAV licences jauninājumi ir pārtraukti

Gadījumā, ja Dynamics NAV licences jauninājumi ir pārtraukti, ir 3 iespējas pāriet uz jauno versiju:

  • Iegādāties jaunu licenci.
    Aptuvenā cena 20 lietotājiem ar Latvijas lokalizāciju un Algu – 56 000 EUR.
  • Atjaunot esošās licences jauninājumus.
    Atjaunošanas maksa ir atkarīga no licences satura un kavējuma perioda. Zemāk tekstā atradīsiet aprēķina piemēru.
  • Nomāt licenci.
    Maksājot par vienu lietotāju tikai 95-150 EUR mēnesī, jums ir lieliska iespēja nomāt konkrētā mēnesī nepieciešamo Dynamics NAV lietotāju skaitu un nepieciešamo infrastruktūru (serveri un servera programmatūru), bet šajā gadījumā jūs vairs neizmantojat iepriekš iegādāto licenci, noliekot to plauktā.

Kā veidojas licences atjaunošanas aprēķins

Par piemēru ņemsim vidējo Dynamics NAV klienta situāciju – Dynamics NAV Professional (v.5.0) licenci ar 20 lietotājiem un SQL datubāzi (SQL runtime licences).

Uzņēmums 6 gadus kārtīgi maksājis licences jauninājumus un katru gadu izmantojis to priekšrocības: iegādājies papildu lietotājus, papildu moduļus (algu un personāla vadības u.c.) un izmantojis Microsoft klientu tiešsaistes vidi apmācībām. Taču vienā brīdī, mainoties darbiniekiem, tiek pieņemts lēmums vairs neinvestēt ERP sistēmā un pārtraukt “nevajadzīgos jauninājumus”. Pirms pārtraukšanas uzņēmums katram gadījumam piepērk klāt papildu lietotājus un 2 gadus ieekonomē uz licences jauninājumiem. Pēc 2 gadiem uzņēmumā tiek mainīta vecā datortehnika, palielinās tirgus apjoms, paradās jauns biznesa process vai tiek veikta restrukturizācija – ir daudz notikumu un procesu, kas tiešā veidā ietekmē ERP sistēmu. Pienāk brīdis, kad finanšu un IT atbildīgie darbinieki apzinās, ka esošā versija vairs neatspoguļo pilnā mērā uzņēmuma biznesa procesus, neatbilst uzņēmuma IT infrastruktūrai un dažas darbības tiek veiktas neefektīvi. Šī apziņa pastiprinās, kad tiek apskatīta jaunās versijas standarta funkcionalitāte, kurā ir daudz vairāk iespēju, kas var būtiski atvieglot dzīvi uzņēmuma darbiniekiem, palielināt datu pieejamību un dot lieliskās iespējas atskaišu veidošanai situācijas analīzei.

Naudas izteiksmē šī situācija orientējoši izskatās šādi:

Licences jauninājumi Dynamics NAV. Izmaksu salīdzinājuma tabula.

Šis piemērs uzskatāmi parāda, ka:

  • investīcijas jaunas sistēmas licencē 2 gados (turpinot ikgadējo licences jauninājumu saņemšanu) sastādītu 13 120 EUR;
  • investīcijas, pārtraucot licences jauninājumu saņemšanu un tad to atjaunojot, sastādītu 39 331 EUR, kas ir ~300% no licences jauninājuma maksājumiem šajā periodā.

Diemžēl dažiem uzņēmumiem nereti lielāku nozīmi spēlē finansiālais izdevīgums īstermiņā, radot būtiskus zaudējumus ilgtermiņā.

Secinājumi

Centrālo lomu Dynamics NAV risinājuma attīstībā spēlē licences jauninājumi, kas savā būtībā ir investīcija biznesa procesu pārvaldības un automatizācijas iespējās, kas jūsu biznesam būs vajadzīgas jau rīt.

Ņemot vērā, ka Dynamics NAV nepārtraukti attīstās un katra jaunā versija var sniegt daudz jaunu funkcionālu iespēju, atrisināt dažāda līmeņa un sarežģītības uzdevumus un ar to efektīvi pārvarēt datu uzskaites un analīzes izaicinājumus, licences jauninājumu pārtraukšana var nozīmēt jūsu uzņēmumam attīstības pārtraukšanu.

Mana rekomendācija: domājot par kārtējā gada investīcijām ERP sistēmā, rēķiniet tās 3-5 gadus uz priekšu! Tas palīdzēs ieraudzīt visus nākotnes izdevumus, pieņemot ekonomiski pamatotus lēmumus.

Jevgenijs Semjonovs

Klientu attiecību vadītājs

Mans aicinājums ir ieraudzīt, saklausīt, saprast un rast risinājumus klientu biznesa izaicinājumiem. Jau 10 gadus palīdzu uzņēmumu vadītājiem apzināt un efektīvi izmantot ieviestās programmatūras attīstības iespējas. Savā veidā esmu klientu advokāts, kas stāv un krīt par klientu labvēlību, attīstību un uzstādīto mērķu sasniegšanu.