Par un ap Microsoft Dynamics risinājumiem un ne tikai

Kā pareizi izvēlēties projektu vadītāju veiksmīgai ERP sistēmas ieviešanai? I daļa

ERP projektu vadītājs - kā izvēlēties pareizo?

Pastāv uzskats, ka par ERP (Enterprise Resource Planning) sistēmas veiksmīgu ieviešanu ir atbildīgs tikai projekta vadītājs no pakalpojuma sniedzēja puses. Prakse rāda, ka tas prasa tik pat augsta līmeņa kvalitātes projekta vadību arī no pakalpojuma ņēmēja puses. Jūsu uzmanību vēlos vērst uz to, kā pareizi izvēlēties atbilstošu projektu vadītāju šim atbildīgajam uzdevumam.

Savā 8 gadu pieredzē ERP sistēmu ieviešanā esmu novērojis, ka uzņēmuma projekta vadītāja izvēle ir viens no svarīgākajiem veiksmīga ERP projekta ieviešanas priekšnosacījumiem. No izvēlētās personas kompetencēm un rīcības, tāpat kā no sistēmas ieviesēja projekta vadītāja, ir atkarīgs gan projekta rezultāts, gan iekļaušanās nodošanas termiņos un projekta budžetā.

Tā kā ERP projektu ieviešana prasa ievērojamus finanšu un resursu ieguldījumus, tad projekta vadītāja veiksmīga izvēle var izrādīties svarīgs priekšnoteikums projekta risku mazināšanā.

Esmu uzskaitījis uzņēmumu biežāk pieļautās kļūdas projektu vadītāja izvēlē. Uzņēmuma vadītājam (ERP projekta ieviešanas  pakalpojuma ņēmējam) ir jāuzdod  sev zemāk uzskaitītie jautājumi, un, ja atbilde uz tiem ir apstiprinoša, tad izvēlētais cilvēks ir projekta “džokers”!

1. Vai projekta vadītājs ir pietiekoši ieinteresēts projekta veiksmīgā realizācijā?

Bieži motivācijas trūkums nav tikai projekta vadītāja problēma, bet gan visa uzņēmuma problēma. Par piemēru varu minēt gadījumus, kad uzņēmuma mātes kompānija nav pietiekami motivējusi meitas uzņēmumu un nostādījusi to fakta priekšā “Mēs lietojam, tāpēc Jums arī ir jāievieš ERP sistēma!”. Iespējams tikpat “motivēti” meitas uzņēmuma vadība izvēlas projekta vadītāju no savas puses, kuram ir jāredz projekta mērķis un jātic tā rezultātam. Šim cilvēkam ir jābūt tam, kuram rokā ir karogs un kurš pārliecina pārējo projekta komandu, izskaužot banālās atrunas “Viss bija tik labi, mēs uzņēmumā tik labi strādājām ar iepriekšējo sistēmu, bet tagad…”. Šādi noskaņotu komandu sistēmas ieviesēja projektu vadītājam motivēt ir grūtāk, un projekta rezultāts var būt ar statusu – “kaut kā ieviests”.

2. Vai uzņēmuma iekšienē projektu vadītāja viedoklis tiek respektēts un tajā ieklausās?

Projekta gaitā projektu vadītājs ir līderis un tas iekļauj atbildību par pieņemtajiem lēmumiem, par projekta darbu plāna ievērošanu, darbu deleģēšanu utml. Svarīgi, lai ERP sistēmas pasūtītāja komanda respektē un ieklausās projektu vadītāja viedoklī. Gadās, ka par atsevišķiem jautājumiem tiek ilgstoši diskutēts un atbilde būtiski kavē projekta virzību, rezultātā arī termiņus. Šādos gadījumos projekta vadītājam ir jābūt tam, kurš spēj pārliecināt un palīdzēt vienoties par pareizu lēmumu. Biznesa pārvaldības sistēmas ieviešanas darbi parasti tiek veikti paralēli uzņēmuma pamatdarbiem un projekta komandai tas ir labs un pamatots aizbildinājums – nav laika, jāiesniedz atskaites, varēšu jautājumam pieslēgties pēc nedēļas u. c. Bieži gadās, ka šie, it kā nebūtiskie jautājumi, ietekmē projektam pakārtotos darbus un projekta termiņus. Ja projekta vadītājam nav pietiekamas līdera īpašības, lai motivētu savu komandu, tad vēl jo sarežģītāk to ir izdarīt pakalpojumu sniedzējam.

3. Vai projektu vadītājam ir koordinatora prasmes?

Svarīga ir komanda. Projektu vadītājam tas ir ne tikai jāapzinās, bet arī jāprot komandas resursus izmantot projekta darbu optimizācijā. Ar projekta darbiem saprotam – datu sagatavošanu to migrācijai, datu pārbaudi, aktīvu iesaistīšanos risinājumu testēšanā, sistēmas uzstādījumu saskaņošanā, ievadē u.t.t. Viss iepriekšminētais jāprot sadalīt pareizajā apmērā, secībā un laikā. Projekta komandai ir jāstrādā kā vienotam pulksteņa mehānismam. Ja tas tā nenotiek, tad nav svarīgi kurš no zobratiem nenostrādā – projekts sāk stagnēt.

4. Vai projektu vadītājs uzņemas atbildību un nebaidās pieņemt lēmumus?

Bez šaubām, atbildība un lēmumu pieņemšana ir ļoti svarīga projekta vadītāja kompetence. Projekta vadītājam ir jābūt kapteinim, kurš vētras laikā nedrīkst atstāt kuģa vadību, cerot, ka gan jau vējš to aiznesīs un kāds pieņems lēmumu viņa vietā. Rezultātā pakalpojuma sniedzējs pēc saviem ieskatiem kaut kur to kuģi arī aizstūrēs. Tāpat vēlos akcentēt situācijas, kad projektu vadītājs  par atsevišķiem jautājumiem gaida atbildi no citām personām, kurām nemaz nebūtu jāiesaistās šo jautājumu risināšanā. Tā rezultātā, protams, ka ERP sistēmas ieviešanas termiņi kavējas, jo nav īsti neviens kurš pasaka gala vārdu, kā tad īsti risināt konkrēto jautājumu.

5. Vai projektu vadītājs ir komunikabls?

Projekta gaitā projektu vadītājam nākas sadarboties ar pakalpojuma sniedzēja uzņēmuma pārstāvjiem un trešās puses cilvēkiem. Ir jāspēj savu viedokli vai prasību izklāstīt, argumentēt un to aizstāvēt. Komunikācija projekta laikā, gan uzņēmumā iekšienē, gan uz āru, notiek nepārtraukti. Gadījumos, kad projektu vadītājam ir bažas, ka jautājumu vajadzētu izrunāt, bet tomēr tas netiek darīts, vēlāk projekta gaitā tas var izrādīties projektam ļoti svarīgs. Tāpēc komunikācijas prasmēm ir nepieciešams pievērst lielu uzmanību.

Ar atlikušajiem 5 jautājumiem, kas palīdzēs izvērtēt potenciālā projektu vadītāja atbilstību ERP projekta veiksmīgai ieviešanai, aicinu iepazīties bloga turpinājumā “Kā pareizi izvēlēties projektu vadītāju veiksmīgai ERP sistēmas ieviešanai? II daļa“.

Ar Elva Baltic uzņēmuma kompetencēm un projektu vadītāju iegūtajiem sertifikātiem varat iepazīties sadaļā: Kāpēc izvēlēties mūs?

Aigars Klucis

Microsoft Dynamics NAV ieviešanas projektu vadītājs

Pirms 10 gadiem krasi mainījās mana darba specifika, kad no ERP sistēmu lietotāja puses nokļuvu ERP sistēmu ieviešanas pusē. Tādejādi labi pārzinu gan sistēmas lietotāja vajadzības, gan ERP sistēmas ieviešanas īpatnības. Sākotnēji mana ikdiena saistījās ar Microsoft Dynamics AX produktu, tagad vairāk kā piecus gadus darbojos Microsoft Dynamics NAV ieviešanas projektu vadībā, īpaši specializējoties ražošanas un noliktavu pārvaldības risinājumos.