Līdz ar elektronisko dokumentu izmantošanas paplašināšanos aktualizējas to autentiskuma problēma. Lai elektroniskās informācijas apmaiņas priekšrocības varētu izmantot finanšu un citu svarīgu dokumentu apritei, tiek lietots elektroniskais paraksts.
Ērtākai dokumentu apstrādei Elva Baltic speciālisti ir izstrādājuši risinājumu elektroniski parakstīto dokumentu nosūtīšanai pa e-pastu ar automātisku PDF dokumenta izveidošanu.
Praktiskajā darbā šī risinājuma izmantošana ir ļoti vienkāršs:
1) Sagatavojot elektroniskai nosūtīšanai, piemēram, rēķinu,
tiek izveidots īpašs fails, kurā uzrādīti elektroniskā paraksta identifikācijas dati.
2) Lai saņēmējam būtu iespēja aplūkot un vajadzības gadījumā izdrukāt šo dokumentu arī papīra formātā, tiek automātiski izveidots PDF fails, kurš kopā ar elektroniski parakstīto dokumentu tiek nosūtīts adresātam.
Ieguvumi:
- dokumentu aprites paātrināšanās;
- dokumentu sagatavošanas un apstrādes laika samazināšanās;
- Ietaupīti pasta izdevumi;
- Arhivēšanai nepieciešamo resursu samazināšanās.
Elektroniskais paraksts būtībā nozīmē to pašu, ko manuālais paraksts uz papīra dokumentiem. Ar to jāsaprot ar elektronisko informāciju saistītus datus, pēc kuriem tiek identificēts parakstītājs un var tikt pārbaudīts elektroniskās informācijas autentiskums.
Ar tā dēvētā laika zīmoga palīdzību iespējams precīzi noteikt dokumenta elektroniskās parakstīšanas datumu un laiku.
Drošu elektronisko parakstu var izsniegt un laika zīmogu var uzlikt tikai Datu valsts inspekcijā akreditēts sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs.
