SIA „Elva Baltic” ir viens no vadošajiem Microsoft Latvia partneriem. Mūsu specializācija ir grāmatvedības un biznesa vadības sistēmas Microsoft Business Solutions NAVISION ieviešana. Savā ikdienas darbā mēs saskaramies ar visdažādākajiem sistēmu ieviešanas un apkalpošanas aspektiem, un šajā rakstā vēlamies dalīties atziņās par sistēmu izvēles kritērijiem.

Dažādu līmeņu un komplicētības grāmatvedības un biznesa vadības sistēmu izmantošana ir kļuvusi par daudzu uzņēmumu ikdienu. Taču jautājums par savas sistēmas izvēli ir sarežģīts, jo informācijas tehnoloģiju tirgus strauji attīstās un tajā nav viegli orientēties.

Šķietami pakārtots ir jautājums par kādas „vietējās” vai internacionāli pazīstamas sistēmas izvēli, jo bieži vien aktuālās vajadzības apmierina cenas ziņā pievilcīgi lokālie risinājumi. Tomēr jāapzinās, ka uzņēmuma starptautiskas izaugsmes gadījumā (vai pēc apvienošanās ar kādu ārzemju kompāniju) lokālie risinājumi, visticamāk, būs jānomaina pret kādu internacionāli izmantojamu sistēmu. Bez tam lokālie risinājumi bieži vien nepiedāvā uzņēmuma finanšu un biznesa analīzes iespējas.

Pašsaprotami, ka kompānijas vadībai, lemjot par grāmatvedības un biznesa vadības sistēmas iegādi, ir jāizvērtē uzņēmuma vajadzību līmenis, lai izraudzītos attiecīga ranga sistēmu. Tāpat jāprognozē uzņēmuma attīstības temps, cik ilgā laikā tas atsauksies uz izvēlētās sistēmas kapacitāti.

Nedrīkst aizmirst, ka grāmatvedības sistēmas, tāpat kā visas informācijas tehnoloģijas, nemitīgi attīstās. Tas nozīmē, ka jebkuras sistēmas izstrādātāji, ja vien šis produkts tiek uzturēts tirgū, rūpējas par tā tālāku uzlabošanu un jaunu versiju izstrādi. Potenciālajam klientam ir svarīgi noskaidrot, kāda ir piegādātāja sistēmas atjaunināšanas politika, cik ilgi paredzēta tās uzturēšana, kādas ir iespējas iegūt jaunākās versijas, kā arī apzināties, ka tas prasīs papildus ieguldījumus.

Var jau riskēt bez tēmēšanas trāpīt desmitniekā, bet drošāk, ka tas izdosies pēc rūpīgas nomērķēšanas. Uzsākot sistēmas izvēli, vispirms būtu jāpievēršas paša uzņēmuma norisēm – procesu un struktūras analīzei; jāiegūst skaidrība, kāda reorganizācija vai uzlabošana nepieciešama. Jo skaidrāk klients definēs savas prasības un vajadzības, jo precīzāk piegādātājs tās spēs izpildīt. Tādējādi būs iespējams izvairīties no praksē bieži sastopamas problēmas, kad klients domā kaut ko vienu, bet piegādātājs ar to saprot kaut ko citu.

Sistēmas piegādātāja izvēle ir ne mazāk svarīga kā paša produkta izvēle. Arī šeit iespējams vadīties pēc skaidriem kritērijiem, kuriem iesakām pievērst uzmanību:

• Piegādātāja pieredzei;
• Kvalificētu speciālistu skaitam un to kvalifikāciju apliecinošiem dokumentiem;
• Piedāvātajai metodoloģijai (vai to apliecina kvalitātes sertifikāti, piemēram, ISO);
• Pakalpojumam adekvātam samaksas līmenim.

Kā jau visās praktiskās norisēs, arī sistēmas ieviešanā ir savi klupšanas akmeņi. Parasti nākas sastapties ar šādām problēmām:

• projekta gaitā tiek pārsniegtas paredzētās izmaksas;
• tiek nokavēti ieviešanas termiņi;
• netiek iegūta plānotā funkcionalitāte.

Ar ieviešanu saistīto risku iespējams maksimāli samazināt, ievērojot noteiktus principus. Kā izplatītākos cēloņus iepriekšminētajām kļūmēm varētu minēt:

• nepareizu produkta izvēli;
• neveiksmīgu piegādātāja izvēli;
• klienta darbinieku neieinteresētību;
• sliktu komunikāciju (pārpratumi, informācijas nepietiekamība) starp klientu un piegādātāju;
• neskaidrības „spēles noteikumos”.

Lai izvairītos no šādām un līdzīgām problēmām, izvēloties produktu, iesakām:

• pārbaudīt sistēmas kvalitāti apliecinošos faktorus (izstrādātāja kompetence; grāmatvedības funkcionalitātes atbilstība Latvijas likumdošanai u.tml.);
• noskaidrot, cik izplatīta ir šī sistēma Latvijas tirgū;
• vai sistēmai ir alternatīvi piegādātāji (lai saglabātu iespēju nomainīt apkalpošanas kompāniju);
• sagādāt objektīvas atsauksmes par sistēmu.

Pieņemot, ka sistēmas un piegādātāja izvēle ir bijusi veiksmīga, ieskicēsim arī pareizu sistēmas ieviešanas secību: klienta interešu definēšana – sistēmas pirmsieviešanas izpēte (diagnostika) – sistēmas funkcionālo prasību izstrāde - sistēmas pielāgošana (adaptācija) – sistēmas testēšana – sistēmas ieviešana un palaišana ekspluatācijā – sistēmas apkalpošana un uzturēšana.

Lai pilnībā novērtētu sistēmas priekšrocības, bieži vien paiet kāds laiks, kamēr klienta darbinieki apgūst funkcionalitāti un izjūt atvieglojumu ikdienas darbā. Laba projekta realizācija ir notikusi tad, ja ieviestais risinājums pilnībā atbilst klienta aktuālajām vajadzībām, taču paredz potenciālas iespējas sistēmu paplašināt.

Elva Baltic speciālistu lielākais gandarījums ir klientu apmierinātība un uzticēšanās, kas vainago komplicēto sistēmas ieviešanas darbu.